仕事をしていると日々色々なタスクが飛んでくるわけですが、タスクを依頼されたときに全体像を把握しておかないと、後々から「あれこれどうなってたっけ?」と困ってしまうことがあります。
そうならないためにも、今回はタスクを依頼された際にやってみてほしい『5W2H整理』についてご紹介したいと思います。
『5W2H整理』のやり方
例えば課長から「部長報告用に先月の売上進捗をまとめた資料を作ってほしい」と依頼されたとします。
この時、私なら以下のような5W2H整理をします。
What:部長報告用に先月の売上進捗資料を作成する
Why:なぜ→部長に売上の状況を把握してもらうため
When:いつ→いつまでに必要な資料だ?
Where:どこで→どこで使う資料?何かの会議?
Who:誰に→課長に提出だよね?
How:どのように→最低限必要な情報は?あとフォーマットはパワポでOK?
How much:‐(予算が絡むものではないため対象外)
Why:なぜ→部長に売上の状況を把握してもらうため
When:いつ→いつまでに必要な資料だ?
Where:どこで→どこで使う資料?何かの会議?
Who:誰に→課長に提出だよね?
How:どのように→最低限必要な情報は?あとフォーマットはパワポでOK?
How much:‐(予算が絡むものではないため対象外)
5W2H整理を通して、タスクに対する「?」がいくつも出てきました。
まさにこれらが確認すべき「不明瞭な点」であり、放っておくと後から自分を困らせる原因になりうるものです。
情報の抜け漏れが分かったらすぐ確認!
さて、5W2H整理が終わって不明瞭な点が洗い出されたら、すぐに依頼主に確認しましょう。
さきほどの例であれば依頼主となる課長に質問です。
不明点をクリアにして初めてタスクの全体像が把握できるので、不明点の確認までが5W2H整理です。
以上、タスクを受けた際に便利な『5W2H整理』についてまとめてみました。
簡単にトライできますし、抜け漏れ予防の効果も結構大きいと思うので、是非試してみてください!
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